|
|
 |
|
NIEUWSBRIEF SEPTEMBER 2003
-- DE NIEUWE BOEKHOUDKUNDIGE VERPLICHTINGEN VOOR KLEINE VZW'S.
DE NIEUWE BOEKHOUDKUNDIGE VERPLICHTINGEN VOOR KLEINE VZW'S.
Op 11 juli 2003 werd het "K.B. betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen" gepubliceerd en dit in uitvoering van artikel 17 van de nieuwe VZW-Wet van 2 mei 2002.
Toepassingsgebied
Dit K.B. regelt de boekhoudkundige verplichtingen voor de zogenaamde kleine VZW's.
Dit zijn de VZW's die niet vallen onder de toepassing van artikel 17 § 3 van de nieuwe VZW-Wet van 2 mei 2002 of m.a.w. de VZW's die niet aan minstens twee van de volgende voorwaarden voldoen :
- een equivalent, gemiddeld over het jaar, van 5 voltijdse werknemers ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden overeenkomstig het K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten;
- in totaal 250.000 EUR aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de BTW;
- een balanstotaal van 1.000.000 EUR.
Te voeren boekhouding
De enkelvoudige boekhouding die opgelegd wordt, is een kasboekhouding die enkel de mutaties bevat in contant geld of op de rekeningen-courant. Deze mutaties dienen zonder vertraging, getrouw en volledig naar tijdsorde te worden ingeschreven in een ongesplitst dagboek conform het model in bijlage A van het besluit.
Dagboek
Dit dagboek moet genummerd zijn en wordt geïdentificeerd door de naam van de vereniging. Voor het eerste gebruik, en vervolgens ieder jaar, wordt het ondertekend door de personen die de vereniging ten aanzien van derden kunnen vertegenwoordigen. Het dient bijgehouden te worden naar tijdsorde, zonder witte vakken of weglatingen zodat de materiële continuïteit, de regelmatigheid en de onomkeerbaarheid van de boekingen gewaarborgd is. Bij correctie moet de oorspronkelijke boeking leesbaar blijven.
Het origineel van dit dagboek moet gedurende tien jaar worden bewaard en dit te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan.
Verantwoordingsstukken
Elke boeking dient te gebeuren aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk waarnaar moet verwezen worden.
Deze stukken dienen methodisch te worden opgeborgen en moeten tien jaar bewaard worden, in origineel of in afschrift, slechts drie jaar wat betreft de stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden.
Inventaris
Minstens éénmaal per jaar dient de inventaris opgemaakt te worden van de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de vereniging, van welke aard deze ook zijn.
Hiervoor worden voorzichtig, oprecht en te goeder trouw, de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen verricht. De raad van bestuur van de vereniging bepaalt de regels die ten grondslag liggen aan de waarderingen in de inventaris. Deze regels dienen voldoende nauwkeurig te worden samengevat in de toelichting bij de jaarrekening zodat de toegepaste waarderingsmethodes kunnen beoordeeld worden.
De waarderingsregels dienen voor alle boekjaren dezelfde te zijn tenzij zij niet langer de mogelijkheid bieden om voorzichtig, oprecht en te goeder trouw, de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen te verrichten. Eventuele aanpassingen dienen te worden vermeld en verantwoord in de toelichting. De toelichting bij de jaarrekening van het boekjaar waarin deze aanpassing voor het eerst werd ingevoerd moet een inschatting van de invloed van deze aanpassingen bevatten.
Jaarrekening
De jaarrekening bevat de staat van ontvangsten en uitgaven alsook de toelichting. Deze stukken vormen één geheel. De jaarrekening wordt in euro geformuleerd, zonder decimalen, en wordt voorzichtig, oprecht, te goeder trouw en duidelijk opgemaakt. Voor zover de naleving van de wettelijke bepalingen terzake niet volstaan om hieraan te voldoen, moeten bijkomende inlichtingen worden verschaft in de toelichting.
De staat van ontvangsten en uitgaven vloeit rechtstreeks voort uit het dagboek en wordt conform het model in bijlage B bij het besluit opgemaakt. Zij moet voor het afgesloten boekjaar stelselmatig de aard en het bedrag van de ontvangsten en de uitgaven van de vereniging vermelden. Enige compensatie tussen ontvangsten en uitgaven is verboden.
De toelichting wordt opgemaakt conform het model in bijlage C bij het besluit en dient naast de regels die ten grondslag liggen aan de waarderingen in de inventaris zoals bepaald door de raad van bestuur, de aanpassingen, de schatting van de invloed van deze aanpassingen, de bijkomende inlichtingen om de jaarrekening voorzichtig, oprecht, te goeder trouw en duidelijk te maken, ook een staat van het vermogen van de vereniging te bevatten.
De staat van het vermogen vloeit rechtstreeks voort uit de inventaris. Hij moet op de datum van de afsluiting van het boekjaar stelselmatig de aard en het bedrag van het geheel van de bezittingen en van de schulden van de vereniging vermelden. De onroerende goederen, de machines, de roerende goederen en het rollend materieel dat niet in volle eigendom is van de vereniging moeten evenwel enkel worden opgenomen in de staat van het vermogen indien zij significant zijn. Indien de raad van bestuur van oordeel is dat bepaalde bezittingen niet significant zijn, wordt dit in de toelichting verantwoord. De moeilijk waardeerbare bezittingen worden pro memorie in de staat van het vermogen opgenomen en op gepaste wijze in de toelichting vermeld. Bovendien moet tevens melding gemaakt worden van de rechten en de verplichtingen die een belangrijke invloed kunnen hebben op de financiële toestand van de vereniging. Ingeval deze rechten en verplichtingen niet in cijfers kunnen worden vertaald, worden zij enkel op passende wijze in de toelichting vermeld.
Regularisatieperiode
Deze verplichte boekhouding moet voor VZW's, die vóór 1 januari 2004 rechtspersoonlijkheid hebben verworven, ten laatste gevoerd worden vanaf 1 januari 2005.
Keuzemogelijkheid
De kleine VZW's hebben de mogelijkheid te kiezen voor het boekhoudkundig kader van de grotere entiteiten. De hier besproken vereenvoudigde boekhouding beantwoordt immers niet aan de vereisten van een volledige dubbele boekhouding terwijl de verplichting tot inachtneming van sommige wettelijke of regelgevende, inzonderheid fiscale (zoals B.T.W.) of zelfs contractuele bepalingen ertoe kunnen leiden dat kleine VZW's opteren voor een meer uitgewerkte boekhouding. De uitvoeringsbesluiten hiervoor zijn echter nog niet gepubliceerd.
Deze keuze moet in de toelichting vermeld en verantwoord worden. Tevens dient opgave gedaan te worden van de belangrijkste gevolgen die daaruit voor de vereniging voortvloeien. Dit dient opnieuw te gebeuren bij een eventuele terugkeer naar de vereenvoudigde boekhouding.
Documenten:
 KB 26-06-2003 Bijlage A
KB 26-06-2003 Bijlage B
KB 26-06-2003 Bijlage C
KB Boekhouding kleine VZW
 Top
 Terug
|
|
|
