Version janvier 2019
TABLEAU DE MATIERES
Article 1. Qui sommes-nous ?
Article 2. But de cette déclaration
Article 3. Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?
Article 4. Quelles donntées à caractère personnel collectons-nous ?
Article 5. Responsables pour le traitement des données à caractère personnel
Article 6. Comment nous stockons vos données à caractère personnel
Article 7. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel
Article 8. Accès à vos données
Article 9. Quels sont vos droits ?
Article 10. Exceptions
Article 11. Mesures prises par Advoring
Article 1 Qui sommes-nous ?
Frank Van der Schueren
frank.vanderschueren@advoring.be
numéro d’entreprise : 0851.290.707
TVA : BE 0851.290.707
Kathleen Vercraeye SRL
kathleen.vercraeye@advoring.be
numéro d’entreprise : 0762.472.062
TVA : BE 0762.472.062
Céline Altéa Lefèvre
celine.lefevre@advoring.be
numéro d’entreprise : 0840.020.691
TVA : BE 0840.020.691
Matthias Asnot
matthias.asnot@advoring.be
numéro d’entreprise : 0682.952.254
TVA : BE 0682.952.254
1. ayant leur Cabinet à :
Sint Amandsplein 1A
1853 Grimbergen
Tél: 02/267.20.20
Fax: 02/267.55.58
www.advoring.be
Article 2. But de cette déclaration
1. Cette déclaration de confidentialité est d’application sur vos données à caractère privé et vous informe concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel. Ainsi nous vous garantissons un traitement de vos données à caractère personnel conformément à la législation et de manière transparente.
2. Cette déclaration est également d’application concernant le traitement de vos données à caractère personnel sur ou via le website de Advoring, www.advoring.be (ci-après dénommée: “le Website”). La présente déclaration n’est pas d’application sur la politique de confidentialité de tiers, ni les website avec hyperlinks sur le Website.
Article 3. Pourquoi collectons-nous vos données ?
1. Dans le cadre de notre service en tant qu’avocats nous avons besoin de certaines données à caractère privé. Le traitement de ces données est nécessaire afin de pouvoir remplir notre missions.
Les services de votre avocat peuvent concerner entre autres:
- avis et consultations
- représentation devant les Tribunaux
- assistance et représentation lors d’une médiation
- assistance et représentation lors de négociations
- etc.
2. Ces données à caractère personnel peuvent également être utilisées dans le cadre d’autres missions liées à nos services que vous nous confiez en tant que votre avocat à savoir :
- maintenir le contact avec vous;
- répondre à certaines questions ; traiter certaines questions;
- administration de clientèle;
- facturation comptabilité;
- respecter la législation;
- etc.
Article 4. Quelles données collectons et traitons-nous ?
1. Nous collectons au minimum les données suivantes pour des personnes physiques :
- nom et prénom;
- date de naissance et lieu de naissance;
- numéro du régistre national ou numéro de la carte d’identité;
- domicile et/ou adresse de séjour ;
- numéro de téléphone;
- numéro de télécopie;
- profession;
- numéro d’entreprise et numéro de tva;
- numéro du compte bancaire;
- copie de la carte d’identité (recto/verso);
- copie d’inscription dans le Carrefour des Banques d’Entreprises.
Les même données sont collectées des éventuels mandataires de ces personnes physiques.
2. Pour autant que nécessaire pour nos services en tant qu’avocats, nous collectons certaines données sensibles comme des données médicales, des rapports médicaux, des données biologiques, des lettres, des rapports des médecins et experts, certaines informations concernant votre vie privée, réligieuse, phylosophique etc.
3. Pour des entreprises les données collectées sont minimum
- la dénomination sociale;
- la forme juridique;
- la dénomination commerciale;
- le siège social et le siège d’exploitation;
- le numéro d’entreprise et le numéro de tva;
- le numéro de téléphone;
- le numéro de fax;
- adresse e-mail;
- copie des statuts / acte de base;
- le numéro de compte
En outre nous collectons une partie ou plusieurs données à caractère confidentiel des administrateurs et/ou actionnaires et/ou bénéficiaires et/ou personnes de contact et/ou mandataires de ces personnes de droit.
Article 5. responsable pour le traitement des données à caractère personnel
1. Les données décrites dans l’article 4 sont collectées et utilisées avec votre consentement et conformément à la législation applicable concernant la protection des données à caractère personnel et entre autres e Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil de l’Europe du 27 avril 2016 concernant la protection des personnes physiques concernant le traitement des données à caractère personnel et concernant la circulation libre de ces données et la directive 95/46/EG (Data Protection Regulation).
2. Advoring est responsable pour le traitement de vos données personnelles qu’elle reçoit de vous, indépendamment de la manière dont elle a obtenu ces données à caractère personnel.
En tant que responsable pour le traitement de ces données, Advoring prend toutes les mesures nécessaires et raisonnables pour assurer la confidentialité de la sécurité de vos données à caractère personnel conformément à la législation.
3. Cette déclaration de confidentialité vous est communiquée sur papier ou de manière électronique et peut toujours être consultée sur le site web “Privacy Policy – Privacybeleid – Politique de Confidentialité”
Toutes les questions et tous renseignements complémentaires peuvent être demandés par e-mail via : secretariaat@advoring.be
4. Advoring a le droit de modifier la présente déclaration. Chaque modification sera publiée sur le site-web.
5. Cette politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois à la date mentionnée sur la première page de cette politique de confidentialité.
Article 6. Comment conservons-nous vos données à caractère personnel ?
1. Vos données à caractère personnel sont stocquées sur papier et/ou dans un fichier électronique.
2. Si nous devons partager et/ou transférer vos données à caractère personnel, ce transfert s’effectuera toujours via un système électronique sécurisé pour l’échange d’information et/ou via E-Deposit ou DPA-platform pour des procédures judiciaires.
Article 7. durée de conservation de vos données à caractère personnel
1. Vos données à caractère personnel sont conservées pour la durée de traitement de votre dossier.
2. Après la clôture de votre dossier, vos données seront conservées au moins cinq ans, à compter de la date de la fin de nos prestations de services en tant que votre avocat.
Article 8. Accès à vos données à caractère personnel
1. Tous les avocats du bureau Advoring ont accès à votre dossier ainsi qu’à vos données personnelles.
2. Pour autant que nécessaire pour le traitement de votre dossier, votre avocat peut partager les données à caractère personnel de votre dossier avec d’autres avocats ou acteurs du monde judiciaire. Il s’agit entre autres des personnes et entités suivantes:
- avocats externes ou remplaçants qui fournissent des services en sous-traitance à des avocats d’Advoring ou avec lesquels les avocats d’Advoring collaborent;
- des notaires;
- des huissiers de justice;
- des bâtonniers;
- des experts (judiciaires);
- des institutions liées à la profession d’avocat et entre autres l’Ordre des barraux Flamands (Orde van Vlaamse Balies), ordres locaux d’avocats, le Vlaams Pleitgenootschap, Bureau de Consultation Aide Juridique etc.;
- les comptables des avocats Advoring;
- la Cellule pour le traitement des Informations Financières du SPF Finances ;
- des médecins;
- des traducteurs;
- etc.
3. Ces données sont transférées sur une base d’une nécessité de connaissance en fonction des fins spécifiques pour lesquelles vos données à caractère personnel ont été collectées Si nous devons transférer vos données à caractère personnel à des tiers qui doivent nécessairement prendre connaissance de ces données, Advoring n’est pas responsable de la manière de laquelle ces données sont traitées par ces tiers. Vos données à caractère personnel seront traitées également par notre personnel ou nos mandataires dument habilités à le faire également sur une base d’une nécessité de connaissance et en fonction des fins spécifiques pour lesquelles les données à caractère personnel ont été collectées.
Article 9 Quels sont vos droits ?
1. Vous avez en premier lieu droit de savoir comment nous traitons vos données personnelles. Cette information vous est communiquée par la présente déclaration de confidentialité.
Si vous donnez votre consentement à collecter et traiter vos données à caractère personnel vous pouvez toujours retirer ce consentement. Retirer votre consentement n’est pas rétroactif. Votre avocat vous expliquera le cas échéant comment les données sont effacées de votre dossier. Il est toujours possible que certaines informations ne peuvent pas être retirées, plus spécifiquement les données qui sont nécessaires pour entreprendre certaines démarches judiciaires ou pour défendre vos intérêts en droit.
Vous avez le droit de retirer votre consentement pour le traitement et le transfert de vos données personnelles.
Vous avez le droit de nous demander de :
- vous fournir un droit de regard dans vos données à caractère personnel, la première copie des données est gratuite. pour des copies supplémentaires nous nous réservons le droit de vous demander une compensation ;
- rectification de vos données à caractère personnel;
- retrait de vos données à caractère personnel;
- restriction du traitement de vos données à caractère personnel ;
- transmettre vos données à caractère personnel à un autre responsable. Vous pouvez par exemple demander à transférer le dossier directement à un avocat qui succède à un avocat d’Advoring ;
2. En cas de problèmes concernant le traitement de vos données vous pouvez toujours contacter les avocats de Advoring:
Frank Van der Schueren
frank.vanderschueren@advoring.be
Kathleen Vercraeye
kathleen.vercraeye@advoring.be
Céline Altéa Lefèvre
celine.lefevre@advoring.be
Matthias Asnot
matthias.asnot@advoring.be
ayant leur bureau :
Sint Amandsplein 1A
1853 Grimbergen
Tél: 02/267.20.20
Fax: 02/267.55.58
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de L’Autorité de protection des données :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tél : 02/274.48.00
Fax : 02/274.48.35
commission@privacycommission.be
www.privacycommission.be/nl
Article 10. Exceptions
1. Le droit d’être informé ne s’applique pas si vous disposez déjà des données à caractère personnel ou que vous pouvez en disposer raisonnablement, si les données sont protégées par le secret professionnel ou si vous communiquer cette information est impossible ou demanderait des démarches disproportionnelles de la part de votre avocat.
2. Le droit d’adapter vos données ou de les retirer ne s’applique pas si il y a une obligation légale de conserver les données ou si ces données sont nécessaires pour pouvoir exercer le recht op vrijheid van meningsuiting et si l’information est nécessaire pour introduire, excercer ou poursuivre une action judiciaire.
Article 11. Les mesures prises par Advoring
1. Advoring prend toutes les mesures nécessaires et raisonnables pour protéger vos données à caractère personnel.
2. Advoring collabore pour ce faire avec les autorités de protection de la vie privée compétentes.
3. Si nécessaire ou obligatoire Advoring vous signalera tous les incidents de sécurité et datalekken au plus tard 72 heures après la prise de connaissance de ces incidents aux Autorités de la Protection de la Vie Privée.
Si l’incident comporte un risque majeur pour vos droits et conformément aux conditions prévues par la Data Protection Regulation Advoring vous en informera.
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